Contabilidad para empresas de transporte por carretera: guía práctica

1. El parte de trabajo, base de todo

Un parte de trabajo bien cumplimentado te ahorra el 80% del trabajo contable posterior. Debe incluir: fecha, chófer, matrícula, origen, destino, km al empezar y al terminar, cliente, precio del servicio, gastos incurridos (peajes, dietas, repostajes) y la firma del cargador. Con esto tienes prácticamente cerrada la factura del cliente y la deducción de gastos.

2. Jornadas diarias vs partes sueltos

Si un chófer hace varios viajes en el mismo día, es más eficiente registrar una jornada diaria (km iniciales del cuentakilómetros + km finales) que contiene varios partes dentro. El sistema reparte los km entre los viajes automáticamente y evita discrepancias entre lo que dice el tacógrafo y lo que cobras al cliente.

3. IVA en transporte: los 3 casos que debes conocer

• Transporte nacional B2B: 21% de IVA repercutido. Se declara en Modelo 303 trimestral casilla 03.
• Transporte intracomunitario B2B (con cliente UE que tenga NIF-IVA válido en VIES): 0% de IVA por regla de localización (Art. 69 LIVA). El cliente paga el IVA en su país (inversión del sujeto pasivo). Se declara en Modelo 303 casilla 59 y aparece en Modelo 349.
• Transporte extracomunitario (a Marruecos, Reino Unido, Suiza): no sujeta a IVA español. Se declara en 303 casilla 60.

4. Gastos 100% deducibles del transporte

Como empresa de transporte de mercancías puedes deducir el 100% del IVA soportado de estos gastos (a diferencia del transporte de personas o los vehículos "mixtos"):

1. Gasoil, AdBlue y aditivos.
2. Peajes (tanto en tickets manuales como Via-T / Bipy&Go — la factura mensual del emisor).
3. Reparaciones, ITV y neumáticos.
4. Seguros del vehículo y de la mercancía.
5. Amortización de la tractora y del remolque (tabla oficial: 12% anual para tractoras hasta 16% acelerado si eres pyme).
6. Dietas del conductor (hasta 91,35€/día en España, 174€/día en extranjero, exentas de IRPF).

5. Modelo 303: cómo lo generas sin dolor

El Modelo 303 (IVA trimestral) se presenta antes del 20 del mes siguiente al cierre del trimestre. Los datos que necesitas son: base imponible y cuota repercutida por tipo de operación (S1 nacional, N2 intracomunitario, E2 exportación) y base imponible + cuota soportada de tus gastos deducibles. Si tu software de gestión respeta la lógica Verifactu, el 303 sale con un click.

6. Peajes: separar factura del peaje del proveedor

Los tickets de peaje no son factura: son un justificante de pago. Para deducir el IVA necesitas la factura mensual agrupada que te emite tu proveedor de dispositivo (Via-T, Bipy&Go, Telepass). Guarda el ticket como respaldo pero contabiliza siempre la factura del emisor.

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